Organiser un événement

ESTP Alumni propose plus de 200 événements par an, ouverts à tout le réseau et parfois aux extérieurs : conférences, afterworks, ateliers, formations, repas conviviaux, sorties sportives…

Une idée d'événement ? On vous accompagne de A à Z.

Vous souhaitez organiser un événement pour le réseau, à destination des alumni, des étudiants de l'ESTP, ou même ouvert à d'autres réseaux ?

Voici un guide pour vous accompagner dans cette démarche. Notre équipe est à votre disposition pour vous accompagner à chaque étape de l'organisation de votre événement. N'hésitez pas à nous contacter pour toute question.

Bon à savoir

Tous les formats sont possibles 🎯

Conférence sur un sujet technique, rencontre networking, atelier participatif, formation professionnelle, afterwork convivial, visite de chantier, sortie sportive… Le réseau ESTP Alumni est riche de la diversité de ses événements, et chaque idée est la bienvenue.

Étape 1 - Le concept et le thème

La première étape, c'est de poser les bases de votre événement : sur quoi va-t-il porter, à qui s'adresse-t-il, et comment va-t-il se dérouler ?

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Définir le concept

Conférence sur un thème précis, rencontre networking, atelier participatif, formation… Quel type d'événement souhaitez-vous proposer ?

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Déterminer l'objectif

Souhaitez-vous informer, former, débattre, créer un moment de convivialité ? Cela vous aidera également à déterminer le concept de l'événement.

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Trouver les intervenants

Identifiez les profils les plus appropriés pour parler de votre sujet ou animer votre événement.

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Planifier le déroulé

Construisez le programme avec des horaires précis pour chaque activité, du temps d'accueil aux échanges informels.

Étape 2 - La logistique

La date et l'horaire

Choisissez une date et un horaire adaptés à votre événement. En fonction de votre public, nous vous conseillons :

→ De privilégier une date en milieu de semaine et un horaire en soirée (18h30 - 19h) pour capter votre public après leurs horaires de travail.

→ D'éviter les périodes de vacances scolaires et de ponts.

Le lieu

L'association met à votre disposition ses salles de réunion à la Maison ESTP, dans le 16ème arrondissement de Paris. La grande salle permet d'accueillir jusqu'à 90 personnes en configuration amphithéâtre, et dispose de tous les équipements nécessaires : wifi, projection, système de visioconférence à distance.

Sinon, libre à vous de proposer un autre lieu en extérieur ou dans des locaux d'entreprises.

Découvrir la Maison ESTP

Étape 3 - Les inscriptions

On gère la mise en ligne de votre événement

L'association s'occupe de la création et de la mise en ligne de votre événement sur notre site internet www.estp-alumni.org.

Pour créer votre événement en ligne, nous avons besoin des informations suivantes :

→ La date, l'heure et le lieu
→ Le prix de l'inscription ou la gratuité
→ Événement en présentiel et/ou en distanciel
→ Une image d'illustration, sur le thème de votre événement
→ Un texte d'accompagnement
→ Les noms, fonctions et photos des intervenants

Étape 4 - La communication

On diffuse votre événement auprès du réseau 📣

Nous nous chargeons d'envoyer aux alumni une invitation par mail et prévoyons des relances ponctuelles à l'approche de la date.

L'événement est également diffusé auprès des alumni sur les réseaux sociaux de l'association (LinkedIn, Instagram).

Nous vous invitons à diffuser et relayer également l'événement auprès de votre propre réseau pour maximiser la visibilité.

📧 E-mailing

Invitation envoyée à la cible identifiée + relances avant l'événement.

💼 LinkedIn

Publication sur la page de l'association suivie par des milliers d'alumni.

📸 Instagram

Stories et posts pour toucher la communauté étudiante et jeunes diplômés.

🌐 Site & agenda

Mise en ligne sur l'agenda du site avec inscription en ligne.

Une question ? Un besoin ?

Par e-mail

Béatrice Boissier

Votre interlocutrice dédiée à l'organisation d'événements. Elle vous accompagne de l'idée initiale jusqu'au jour J.

beatrice.boissier@estp-alumni.fr

Par téléphone

01 43 54 56 03

Notre équipe est joignable du lundi au vendredi, de 9h à 17h, pour répondre à toutes vos questions.

Appeler l'équipe

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