Newsletter N°5

24 avril 2020 Association

Publié par Thierry AVALE

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Bonjour,

Déjà le cinquième numéro de notre newsletter ! Et quel numéro ! Attention, accroche-toi ! Au menu, nous avons :

Préparer la reprise, côté Entreprise - une version modifiée d’une publication faite dans le Moniteur et rédigé par Adrien MAGNEE, collègue de Sylvain Bolifraud TP09.
Une visio-conférence de notre groupement le 29 avril - Thème : l’impact COVID-19 - Animée par Bertrand Mousselon B02, Yvan Daumin TP91 et Sylvain Bolifraud TP09
Une visio-conférence de Francis Boudin B91, thérapeute et praticien de Médecine Traditionnelle Chinoise pour se détendre avant le déconfinement : le 6 mai,
L’épisode 2 de la Réorganisation Structurelle Dynamique, par Patrick Baranger B79, gérant du cabinet de conseil éponyme,
La passion des livres de Bruno Blaise TP72,
Des vidéos courtes pour expliquer avec humour les principes de transformation des entreprises,
Et notre citation pour conclure.

Pour un prochain numéro, un retour sur les reprises de chantier (ou les non-reprises) serait le bienvenu. A adresser sur notre adresse générique : etp.rhone.alpes@gmail.com . L’appel précédent n’a pas eu le succès escompté. Merci.

Prends soin de toi et de tes proches et retrouvons-nous bientôt.

Bien à toi

Thierry Avale TP91

Président du Groupement régional E(S)TP Rhône Alpes

Préparer la reprise

Les conséquences du Covid-19 entraînent de nombreux arrêts de chantier et les modalités de reprise vont probablement être la source d’autres perturbations qui peuvent causer des retards et des pertes de productivités.

Quelles que soient les conditions d’interruption des opérations, une reprise nécessitera soit de formaliser un avenant, soit de se conformer à des OS de reprises. Sur ces derniers des réserves pourront être émises, auxquelles pourront faire suite des réclamations. Dans tous les cas il sera nécessaire de formaliser un accord se basant sur le contrat, l’état d’avancement du projet, une intégration des conséquences avérées et une projection des conséquences d’éléments non avérés.

Couramment il sera demandé au titulaire du marché ou contrat de sous-traitance l’établissement d’une évaluation de son préjudice, que nous appellerons dossier de réclamation ou réclamation. Cette réclamation peut toutefois aboutir à un échec si le titulaire n’a pas pris le soin de la préparer dès que l’évènement impactant l’exécution du Contrat intervient.

En effet, la réclamation peut être rejetée par le MOA ou l’entreprise titulaire dans le cas d’une sous-traitance même si celle-ci est légitime pour les raisons suivantes :

Une soumission trop tardive ou ne respectant pas les clauses du Contrat (on parle alors de forclusion) ;
Un dossier mal rédigé ne contenant pas les preuves suffisantes pour justifier le préjudice subi ;
Un argumentaire basé sur des informations, plannings, et/ou des calculs de coût du préjudice erronés.

Compte tenu des circonstances exceptionnelles qui touchent la majorité des Contrats dans leur exécution, il est nécessaire dès à présent pour le titulaire ou le sous-traitant de préparer son dossier pour s’assurer d’être en possession de pièces permettant de démontrer clairement la raison de sa demande de compensation.

Il est ainsi préconisé de suivre la démarche suivante :

Faire un état précis de l’avancement du contrat avant le premier impact provenant d’un événement causé par une répercussion du virus. La mise à jour du planning qui fait partie de l’état d’avancement du contrat servira de référence pour mesurer les retards[1]. Il doit être suffisamment détaillé avec des activités correctement liées.
Identifier la cause de chaque évènement de retard (fermeture de site, retard dans des livraisons, restrictions gouvernementales, manque de main-d'œuvre, perte de productivité,…) documenter avec des preuves irréfutables : courriers, registres, photographies, comptes-rendus de réunion, rapports, mobilisation des ressources...
Réaliser une analyse de retards en s’appuyant sur des méthodes d’analyse forensique décrites dans de nombreux documents comme le protocole Retard et Perturbation du SCL[2] pour les non spécialistes du planning ou l’AACE® international Recommended Practice No. 29R-03 Forensic Schedule Analysis[3] réservé aux spécialistes en planification. L’application de ces méthodes permettent de :
- Insérer chaque événement de retard identifié précédemment dans le planning de référence du contrat établi au point 1 ;
- Constituer un planning qui identifie clairement les conséquences et impacts de ces retards sur les autres activités, le chemin critique et la date d’achèvement du projet ;
- Etablir et proposer un plan d’atténuation le cas échéant ;
- Démontrer clairement que les événements rencontrés durant l’exécution du Contrat ont affecté, perturbé et/ou modifié le programme du titulaire avec une incidence en termes de délais et de coûts.

L’application rigoureuse de cette démarche permet d’apporter des preuves précises et factuelles et de baser les discussions et négociation sur des éléments tangibles que chacun peut objectiver. Cela facilite la préparation, la soumission du mémoire en réclamation et sa négociation.

Pour conclure, nous ne pourrons que renvoyer le lecteur à la fameuse citation de Max Abrahamson dans son livre « Engineering law and The ICE contract » dont une traduction libre serait : « Une partie en litige, particulièrement s’il s’agit d’un arbitrage, apprendra ces trois leçons (souvent trop tard) : l’importance des enregistrements documentaires[4], l’importance des enregistrements documentaires et l’importance des enregistrements documentaires ».

Initialement à l’attention particulière de contrats internationaux d’ingénierie, cette citation est tout aussi vraie en France pour les procédures de règlement de litiges tant civiles qu’administratives.

Ce qui est présenté ici sous l’angle du titulaire vaut aussi pour le maître d’œuvre qui souhaiterait présenter une réclamation. Aujourd’hui tenter de profiter de la situation serait très mal venu, appliquer rigoureusement une méthode objective d’évaluation des préjudices permettra à chacune des parties de démontrer sa bonne foi et sa volonté de faire avancer le projet qui les concerne[5].

[1] Si aucune mise à jour récente du planning existe, il est nécessaire d’en préparer une pour référence.

[2] Version originale et traduction française : https://www.sclinternational.org/scl-delay-and-disruption-protocol

[3] Peut-être téléchargé par les membres de l’AACE International sur le site de l’AACE International : https://web.aacei.org/

[4] On entend par enregistrement documentaire toute trace documentaire permettant de relater les fais et supporter ainsi la charge de la preuve. Il s’agit principalement en construction du contrat et de ses avenants, des courriers, courriels, rapports journaliers, hebdomadaires, mensuels, des procédures et plans émis dans le cadre du chantier, des situations de travaux, des demandes de modifications, des plannings et mises à jour…

[5] Cet article est une version modifiée d’une publication faite dans le Moniteur et rédigé par mon collègue Adrien MAGNEE.

Visio-conférence : Incidences du Covid-19 sur le BTP

Suite aux articles parus (et à paraître) dans nos newsletters sur les thématiques juridiques et assurances, nous te proposons de partager tes expériences, tes questionnements sur les incidences du COVID-19 sur le BTP.

Nous évoquerons successivement :

Le risque COVID : Gestion de risque et assurance - Bertrand MOUSSELON - B 02 (CREA)
Modification des contrats, report des délais, force majeure et imprévision - Yvan DAUMIN - TP 91 (avocat associé Cabinet Daumin Coiraton Demercière)
Gestion contractuelle et évaluation des retards et préjudices - Sylvain BOLIFRAUD TP 09 (Leynaud & Associés)

Cette visioconférence aura lieu le mercredi 29 avril 20 de 17 h à 18 h 30

Pour t’inscrire : clique sur l’image ou sur ce lien

(nota : comme toutes nos activités, cette conférence est ouverte aux cotisants et aux non-cotisants)

Visio-conférence : se détendre avant le déconfinement

Alors que la médecine occidentale s’emploie à combattre le virus, chacun sait désormais que la cohabitation avec le Covid-19 va durer des mois. La situation que nous vivons depuis plusieurs semaines est compliquée. Les thérapeutes peuvent nous aider à tenir physiquement, mentalement et émotionnellement.

Francis Boudin - B91, maître d'oeuvre pendant 22 ans dans le BTP, thérapeute depuis 2013 et praticien de Médecine Traditionnelle Chinoise depuis 2017, te propose une visio conférence sur "le bien-être et le cov-19 : état des lieux, enjeux, stratégies et exemples concrets". Cette conférence se déroulera le mercredi 6 mai 2020, de 17 à 18h.

Pour t’inscrire, clique sur l’image ou sur ce lien.

La Réorganisation Structurelle Dynamique

La méta-information et les liens informels

Dans la Réorganisation Structurelle Dynamique, branche de la systémique organisationnelle, nous retrouvons à la fois la rigueur de la pensée scientifique dans ce qui est observé, la sensibilité aux relations existantes dans les structures et l’expression du management efficace.

Si « regarder une structure » c’est ne voir que les liens formels qui existent entre les différentes parties de cette structure, direction, exploitation, administratif, …si c’est seulement cela, c’est à la fois réduire cette structure et confondre le fonctionnement de l’ensemble, avec ses méta-informations qui permettent au système de préserver son autonomie, et les informations qui circulent entre les éléments.

Pour vraiment « regarder une structure » il est nécessaire d’observer, de compléter par une approche plus intuitive, imaginative, où on prend en considération les liens informels, non explicites entre les différentes parties de cet organisme.

Observer, pour améliorer, le comportement d’un organisme c’est tenir compte des liens de cet organisme avec les parties qui le constitue, des liens entre les parties entre elles et avec qui elles sont en relation. L’attitude de chaque partie est fonction de sa relation aux autres et à l’ensemble, chaque partie influence et est influencée. La logique traditionnelle ne peut rendre compte des particularités récursives des systèmes.

L’interaction de l’homme avec son environnement, se fait au travers de la communication, de l’échange d’informations à de multiples niveaux. Ces échanges se structurent, des règles relationnelles s’instaurent, que ce soit dans notre famille, dans nos groupes d’appartenance, dans notre milieu professionnel, dans notre groupe culturel, etc. Nous sommes influencés par les personnes de notre entourage et nous les influençons. Tout comportement (ou communication au sens large) s’inscrit dans ces boucles ou dans ces réseaux d’interactions, complexes et organisés.

La différence

Opérer une Réorganisation Structurelle Dynamique d’un organisme c’est reconnaître ce qui est, introduire un élément nouveau, une posture, une différence et ensuite observer ce qui a changé.

Pourquoi « une différence » ? c’est là tout ce que nous pouvons percevoir. Imaginez que vous vous trouviez dans un milieu absolument uniforme, vos organes des sens cesseront très vite d’être stimulés, vous ne percevrez plus rien. Introduisez un élément quelconque et vous pourrez alors le percevoir. Et encore, vous ne pourrez le percevoir que si, soit cet élément se déplace, soit vous vous déplacez par rapport à lui. Cette différence doit faire une différence pour nos organes sensoriels car notre sensibilité au changement s’accompagne d’un phénomène d’accoutumance : il nous est plus facile de détecter un changement rapide qu’un changement graduel. Peu d’entre elles deviendront des différences effectives (c’est-à-dire des éléments d’information), ce qui importe alors c’est « la différence » celle qui impacte tout le système.

La causalité est circulaire et hiérarchisée en niveaux logiques

Un système s’organise, se structure, se régule et s’adapte aux changements du milieu s’il dispose d’une possibilité de détection des écarts permettant une action correctrice. Pour ce faire, les chaînes de causalité doivent être circulaires, l’effet doit rejaillir sur la cause. De plus, comme nous l’avons vu précédemment, il faut distinguer les informations qui circulent entre les éléments des informations qui concernent le fonctionnement de l’ensemble. Ces dernières, qu’on appelle des méta-informations, permettent au système de préserver son autonomie par rapport au milieu.

Pourquoi Réorganiser

Un système se régule, s’adapte et il en va de même pour l’homme qui, au cours de ses contacts continuels avec son milieu, évolue, apprend, change : il apprend à se comporter socialement en s’adaptant aux contraintes de ses relations interpersonnelles, sa famille, ses groupes d’appartenance, les différents membres de la société dans laquelle il vit, etc.

Il arrive cependant que, dans des circonstances particulièrement difficiles, lorsque l’individu est confronté en permanence à des conditions qui poussent son organisme près, ou au-delà, de ses seuils de fonctionnement, ce processus d’adaptation s’avère insuffisant pour rétablir les conditions optimales de fonctionnement. Pour survivre, il devra alors, dans la mesure du possible, recourir à des changements plus fondamentaux, plus profonds, multifactoriels et qui nécessiteront la modification de la norme de fonctionnement de l’ensemble de son système, sinon il risque le Burn Out.

C’est bien pour éviter le Burn Out de l’entreprise que l’on réorganise.

Cette Réorganisation Structurelle Dynamique se fait surtout au niveau des liens informels, non explicites qui dans le temps peuvent réagir sur les méta-informations. Ces méta-informations sont, elles, pour la plupart, ancrées dans un phénomène d’accoutumance, ce qui ne pose pas consciemment un problème, car elles sont bien souvent techniques ou administratives. Ce qui pose problème c’est qu’elles ne tiennent pas compte de la nature systémique ou cybernétique des boucles de régulation qu’elles remplacent par une structure linéaire.

C’est par une démarche globale, réflexive que l’importance de la perception des liens, de la structure et de la forme est exposée, « rendue visible ». Cette démarche globale réunit l’observateur et l’observé. Elle définit le contexte et nous rend sensible à la structure qui nous relie aux différentes parties de notre observation. Nous écoutons une explication, nous en saisissons les bribes, les parties, et, subitement, nous comprenons, c’est-à-dire que des liens émergent, structurent et organisent les différents éléments de l’explication.

La passion des livres

Depuis de nombreuses années déjà, Bruno Blaise est un passionné de lecture. Il écrit des résumés des livres qu’il lit. A ce jour, Bruno a écrit 947 résumés. Il les partage chaque mois avec une centaine de personnes.

Dans la prochaine newsletter, il y aura un résumé. Mais dans l’intervalle, si tu souhaites intégrer le liste de diffusion de Bruno, n’hésite pas à lui adresser un mail (bruno.blaise@gmail.com ).

Vulgarisation et Démystification : principes de transformation des entreprises

TalenCo propose une série de 15 vidéos courtes (3') pour vulgariser et démystifier - avec humour - les concepts clés de la transformation de nos entreprises : révolution digitale, agilité, collaboratif, intelligence artificielle, design thinking, open-innovation, blockchain, réalité virtuelle, etc… Clique sur l’image ou sur ce lien pour accéder à la page d’accueil.

Citation

Face au monde qui change, il vaut mieux penser le changement que changer le pansement !

Francis Blanche

Dans un prochain numéro :